Regulamin

§1. Postanowienia ogólne

• 1. Regulamin stanowi podstawę organizacji XXI Zjazdu Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej, przez Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa, NIP: 5262177392 oraz firmę Business Service GALOP Krystyna Gołąbek; ul. Ordona 7 lok. XIV, 40-164 Katowice, NIP: 634-013-00-06 REGON: 278281124, który odbędzie się w dniach 16-19.09.2026 w Białymstoku. Niniejszy Regulamin został zamieszczony na stronie internetowej zjazdptdl2026.pl, zwanej dalej stroną Zjazdu i określa prawa oraz obowiązki jej uczestników. Wszelkie zmiany w regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej, poprzez zamieszczenie ich na stronie Zjazdu.
• 2. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Zjeździe i obowiązują wszystkich Uczestników.
• 3. Uczestnikami Zjazdu są diagności laboratoryjni, pracownicy medycznych laboratoriów diagnostycznych, naukowcy, lekarze, przedstawiciele innych zawodów medycznych, związani z tematyką konferencji, studenci kierunku analityka medyczna.
• 4. Oficjalnym językiem Zjazdu jest język polski.
• 5. W ramach Zjazdu odbędzie się 11-12 sesji naukowych, uroczyste otwarcie Zjazdu, 3-4 sesji warsztatowych, sesja plakatowa i konkurs na najlepsze doniesienie zjazdowe w formie plakatu.
• 6. Uczestnictwo w sesji warsztatowej jest dodatkowo rejestrowane według kolejności zgłoszeń, przez organizatora.
• 7. Rejestracja na Zjazd może zostać zakończona wcześniej niż przewidziano w Regulaminie, w przypadku wyczerpania liczby miejsc.
• 8. Terminy wszystkich wydarzeń związanych ze Zjazdem są dostępne na stronie internetowej zjazdptdl2026.pl oraz fanpage’u Zjazdu.
• 9. Uczestnik zobowiązuje się do śledzenia zmian w Regulaminie i aktualności na stronie internetowej Zjazdu.

§ 2. Zasady uczestnictwa w Zjeździe

• 1. Warunkiem uczestnictwa w Zjeździe jest zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Zjazdu oraz uiszczenie opłaty za udział w wydarzeniu, zgodnie z warunkami i w terminie określonymi w niniejszym Regulaminie. Dopuszcza się możliwość dofinansowania udziału uczestnika Zjazdu ze środków zewnętrznych.
• 2. Koszt udziału w Zjeździe, pobytu i przejazdu uczestnik pokrywa we własnym zakresie. Dopuszcza się możliwość dofinansowania udziału uczestnika Zjazdu (koszt udziału w Zjeździe i pobytu) ze środków zewnętrznych.
• 3. Liczba osób uczestniczących w Zjeździe jest ograniczona.
• 4. Udział czynny oznacza przesłanie streszczenia doniesienia zjazdowego i jego zaprezentowanie w formie plakatu w sesji plakatowej lub w formie wykładu, podczas sesji głównych. Przynajmniej jeden autor pracy musi być aktywnym Uczestnikiem Zjazdu. Plakat może mieć tylko jednego autora prezentującego.
• 5. Zasady przygotowania streszczeń i plakatów zawiera załącznik 1 do niniejszego Regulaminu.
• 6. Regulamin konkursu na najlepsze doniesienie zjazdowe w formie plakatu stanowi załącznik 2 do niniejszego Regulaminu.
• 7. Zwolnieni z obowiązku zgłoszenia uczestnictwa w konferencji są Prelegenci, Członkowie Komitetu Naukowego i Organizacyjnego.
• 8. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Zjeździe za pośrednictwem serwisu internetowego zjazdptdl2026.pl upływa w dniu 04.09.2026roku. Rejestracja po tym terminie będzie niemożliwa.
• 9. Każdy zarejestrowany Uczestnik biorący udział w Zjeździe otrzyma zaświadczenie uczestnictwa potwierdzający uzyskanie punktów edukacyjnych.
• 10. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.

§3. Zgłoszenie uczestnictwa w sesjach warsztatowych

• 1. Organizatorem sesji warsztatowych są działające w Polsce firmy zaangażowane w badania, rozwój, produkcję, dystrybucję i import wyrobów do medycyny laboratoryjnej.
• 2. Zgłoszenie na sesję warsztatową następuje przez wypełnienie formularza, w zakładce „warsztaty” na stronie internetowej Zjazdu. Warunkiem uczestnictwa w warsztatach jest zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe.
• 3. Zapisy na warsztaty realizowane są według kolejności zgłoszeń.
• 4. Liczbę miejsc na warsztacie określa Organizator.
• 5. W przypadku większej liczby chętnych, zostanie utworzona lista rezerwowa.
• 6. W ciągu 15 dni roboczych od wysłania zgłoszenia Uczestnik otrzyma wiadomość e-mail potwierdzającą zapisanie na sesję warsztatową lub na listę rezerwową.
• 7. W przypadku zwolnienia się miejsca na warsztatach, kolejna osoba z listy rezerwowej zostanie poinformowana o możliwości wzięcia udziału w sesji.​

§4. Opłaty

• 1. Uczestnictwo w konferencji jest odpłatne. Dopuszcza się możliwość dofinansowania udziału uczestnika Zjazdu ze środków zewnętrznych.
• 2. Jako pakiet zjazdowy rozumie się pakiet świadczeń przysługujących uczestnikowi w ramach wniesionej opłaty zjazdowej (w tym Uroczysta Kolacja w dniu 16.09.2026 r., która nie jest finansowana ze środków członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.
• 3. Wysokość pakietów zjazdowych znajduje się na stronie konferencji w zakładce „rejestracja i opłaty”.
• 4. Pełna opłata zjazdowa obejmuje: identyfikator uprawniający do uczestnictwa we wszystkich obradach Zjazdu oraz do wstępu na wystawę POLMEDLAB 2026, materiały zjazdowe, udział w ceremonii Otwarcia Zjazdu, przerwy kawowe, lunche, uroczysta kolację w dniu 16.09.26.
• 5. Opłata jednodniowa obejmuje: identyfikator uprawniający do uczestnictwa we wszystkich obradach Zjazdu oraz do wstępu na wystawę POLMEDLAB 2026 w danym dniu, materiały zjazdowe, przerwy kawowe i lunche w danym dniu.
• 6. Opłata rejestracyjna osoby towarzyszącej obejmuje: identyfikator uprawniający do wstępu na wystawę POLMEDLAB 2026 w danym dniu.
• 7. Zwolnieni z opłaty konferencyjnej są Prelegenci, Członkowie Komitetu Naukowego oraz Organizacyjnego. Osobom tym przysługują takie same prawa jak pozostałym Uczestnikom.
• 8.Opłata zjazdowa nie uwzględnia wydarzeń dodatkowych w postaci kolacji w dniu 17.09.2026 r., wyjazdu integracyjnego 18.09.2026 i zwiedzania muzeum UMB w dniu 16.09.2026 i 17.09.2026. Są to usługi dodatkowo płatne, które nie jest finansowane ze środków członkowskich Izby POLMED oraz MedTech Polska.
• 9. Opłatę za udział w Zjeździe należy uiścić za pośrednictwem strony konferencji lub przelewem na konto wskazane przez Organizatora w terminie do 5 dni kalendarzowych od daty zgłoszenia uczestnictwa.
• 10. Nr konta do przelewu: MBank nr.53 1140 2004 0000 3602 7816 3202. W tytule przelewu należy podać: XXI Zjazd PTDL- imię i nazwisko uczestnika.
• 11. Organizator na żądanie Uczestnika wystawi fakturę VAT za udział w Zjeździe (dane do faktury należy podać w formularzu zgłoszeniowym).
• 12. Udział osób towarzyszących jest dodatkowo płatny i nie zostanie sfinansowany ze środków pochodzących od firm członkowskich izby POLMED oraz partnerów SOWE.Pakiet zawiera udział
• 13. Brak uregulowania należności za udział w konferencji w terminie 5 dni kalendarzowych od daty wysłania formularza zgłoszeniowego upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.

§5. Warunki rezygnacji z udziału w Zjeździe/ Reklamacje / Polityka zwrotów

• 1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Zjeździe. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Zjeździe powinna być dokonana w formie pisemnej. Polityka zwrotów zgodna z ustawą z dnia 30 maja 2014 r.o prawach konsumenta, art. 27.
• 2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Zjeździe:

1. a) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji do 30 dnia roboczego przed rozpoczęciem Zjazdu, Organizator zwróci Uczestnikowi wpłaconą kwotę, zatrzymując odstępne w wysokości 10% wartości całości opłaty;
2. b) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji pomiędzy 29 a 21 dniem roboczym przed rozpoczęciem Zjazdu, Organizator ma prawo zatrzymać odstępne w wysokości 50% wartości całości opłaty;
3. c) gdy Organizator otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 20 dniu roboczym przed rozpoczęciem Zjazdu lub później, Organizator zatrzyma całą otrzymaną wpłatę.

• 3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę niż zgłoszona. Zmiany Uczestnika można dokonać najpóźniej do 20 dni przed datą Zjazdu. Zmiana Uczestnika następuje niezwłocznie po przesłaniu potwierdzenia ze strony Organizatora.
• 4. Zwrot opłaty następuje bezpośrednio na konto bankowe, z którego została wysłana w terminie do 30 dni od otrzymania pisemnej rezygnacji w przypadku firm zwrot dokonywany jest na konto zarejestrowane w Urzędzie Skarbowym.
• 5. W przypadku wniesienia opłaty rejestracyjnej i nieobecności Uczestnika w Zjeździe opłata nie jest zwracana a materiały zjazdowe nie będą w jakiejkolwiek formie dostarczane przez Organizatora lub Biuro Organizacyjne Uczestnikowi.
• 6. Wszystkie kwestie dotyczące zwrotów należy zgłaszać na adres e-mail biuro@kongresy.com.pl.
• 7. Organizator rozpatrzy każdy zgłoszony wniosek o zwrot w ciągu 48 godzin od otrzymania wiadomości na adres e-mail biuro@kongresy.com.pl.
• 8. Reklamacje w przypadku niezrealizowania przez Organizatora konferencji, wybranej sesji wykładowej lub warsztatu można zgłaszać na adres e-mail biuro@kongresy.com.pl.
• 9.Reklamacje rozpatrywane będą indywidualnie przez Organizatora w ciągu 72 godzin od otrzymania wiadomości na adres e-mail biuro@kongresy.com.pl.
• 10. Reklamacje rozpatrzone pozytywnie oznaczają dokonanie przez Organizatora zwrotu części lub całości wpłaconej kwoty zgodnie z cennikiem przedstawionym na stronie internetowej zjazdptdl2026.pl.

§6. Prawa autorskie/ Ochrona danych osobowych.

• 1. Administratorem danych osobowych jest Polskie Towarzystwo Diagnostyki Laboratoryjnej, ul. Konopacka 4/203A, 03-428 Warszawa, NIP: 5262177392 oraz firma Business Service GALOP Krystyna Gołąbek; ul. Ordona 7 lok. XIV, 40-164 Katowice, NIP: 634-013-00-06 REGON: 278281124.

• 2. Uczestnik Zjazdu, w momencie rejestracji, deklaruje autorstwo zgłoszonej pracy oraz nieograniczone prawa osobiste i majątkowe do niej, a także, że praca nie jest obciążona prawami osób trzecich i nie narusza praw autorskich osób trzecich.
• 3. Wysłanie formularza zgłoszeniowego wydanego przez Organizatora oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także zobowiązanie się do przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
• 4. Uczestnictwo w Zjeździe jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na utrwalanie, wykorzystanie i/lub rozpowszechnianie przez Organizatora wizerunku/głosu/wypowiedzi każdego z Uczestników we wszystkich materiałach promocyjnych i marketingowych, w tym umieszczone na stronie Serwisu Internetowego Zjazdu lub mediach społecznościowych zarządzanych przez Organizatora, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych i do publikacji abstraktów prac oraz do streamingu prezentacji lub innego przetwarzania nagrań tychże prezentacji.
• 5. Uczestnik ma prawo do zgłoszenia żądania usunięcia materiałów zawierających jego wizerunek, wskazując je na stronie Serwisu Internetowego Zjazdu lub w mediach społecznościowych. Organizator po uznaniu zasadności zgłoszenia usunie wskazane materiały w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku z żądaniem usunięcia.

§7. Odpowiedzialność Organizatora/ Siła wyższa. Odwołanie, zmiany miejsca i terminu Zjazdu.

• 1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Zjazdu zgodne z opisem na stronie internetowej Zjazdu.
• 2. Organizator ustala plan Zjazdu oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Zjazdu, nawet w dniu, w którym odbywa się Zjazd, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
• 3. Zmiany w programie Zjazdu, o których mowa powyżej nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
• 4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Zjazdu w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci Zamawiającemu w pełnej wysokości.
• 5. W przypadku zmiany miejsca lub terminu Zjazdu z przyczyn zależnych od Organizatora Uczestnik może podjąć decyzję o odstąpieniu od uczestnictwa w Zjeździe, a wniesiona opłata Jest mu zwracana w całości.
• 6. Zwrotu opłaty dokonuje Biuro Organizacyjne, która tą opłatę otrzymała na konto bankowe, z którego przelew był wykonywany. w przypadku wystawionych faktur VAT, do 14 dni po otrzymaniu podpisanej kopii faktury korygującej.
• 7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Zjazdu.
• 8. Siła wyższa oznacza nagłe zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, uniemożliwiające wykonanie zobowiązania w całości lub w deklarowanej formie i zakresie, niemożliwe do przewidzenia i do zapobieżenia. Zdarzeniem takim są w szczególności wojny, katastrofy naturalne, strajki, epidemie oraz akty organów władzy i administracji państwowej – np. ogłoszenie żałoby narodowej. W przypadku Zjazdu siłą wyższą może być także nagła, niemożliwa do przewidzenia niewydolność Hotelu Gołębiewski Białystok spowodowana np. zalaniem, pożarem czy inną awarią.
• 9. W niezależnych od Organizatora przypadkach – spowodowanych siłą wyższą Organizator może podjąć decyzję o odwołaniu lub zmianie miejsca i terminu konferencji. Organizator ani Biuro Organizacyjne nie ponoszą wtedy odpowiedzialności za korzyści utracone przez Uczestników z tego tytułu oraz nie pokrywa utraconych kosztów, jakie Uczestnik poniósł w związku ze zmianami opisanymi powyżej. 

§8. Odpowiedzialność Uczestnika

• 1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas Zjazdu do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno – technicznych przedstawicieli Organizatora oraz Hotelu Gołębiewski Białymstok.
• 2. Każdy z Uczestników ma obowiązek noszenia w widocznym miejscu identyfikatora zjazdowego przez cały czas trwania Zjazdu i okazywania go na prośbę personelu stanowiącego obsługę Zjazdu lub ochrony.
• 3. W szczególności na terenie Hotelu Gołębiewski Białystok zabronione jest:

1. a) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii tj. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).
2. b) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotów.

8.4. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczeni na terenie obiektu, na którym odbywa się Zjazd.

§9. Postanowienia końcowe

• 1. Zgłoszenie uczestnictwa w Zjeździe jest równocześnie potwierdzeniem wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora na potrzeby konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 10 maja 2018 roku (Dz.U. 2018 poz. 1000., tekst jednolity). Uczestnik jest upoważniony do wglądu do danych oraz ich modyfikacji.
• 2. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowej konferencji.
• 3. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 2 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej konferencji.
• 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

Załącznik 1 do Regulaminu

Regulamin przygotowania streszczeń i plakatów

1. W programie Zjazdu przewidziana jest sesja plakatowa, w czasie której możliwe będzie przedstawienie komunikatów z badań naukowych w formie plakatów, w dziedzinie szeroko pojętej medycyny laboratoryjnej. Dopuszczalne jest przedstawienie wyników badań własnych w formie pracy oryginalnej lub prezentacja przypadku medycznego. Prace przeglądowe nie będą akceptowane.
2. Streszczenie komunikatu wraz z aktualną afiliacją autorów należy przygotować i przesłać do dnia 20 czerwca 2026 r. za pomocą formularza dostępnego na stronie internetowej Zjazdu, wraz ze wskazaniem odpowiedniej kategorii tematycznej plakatu spośród dostępnych w formularzu zgłoszeniowym.
3. Prace będą podlegać ocenie formalnej i merytorycznej przez 2 recenzentów, wyłonionych spośród członków Zarządu Głównego.
4. Osoba zgłaszająca streszczenie otrzyma wiadomość zwrotną do 17 lipca 2026 r., czy praca została przyjęta lub o konieczności wprowadzenia poprawek.
5. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do odrzucenia prac niespełniających poniższych kryteriów, w  tym merytorycznych oraz informują, że wszystkie streszczenia mogą być sprawdzone programem antyplagiatowym.
6. Wszystkie przyjęte streszczenia zostaną opublikowane w książce streszczeń, wydanej jako suplement w czasopiśmie Diagnostyka Laboratoryjna.
7. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do wyłonienia spośród nadesłanych streszczeń prac, które zostaną zakwalifikowane do prezentacji ustnej podczas Zjazdu, o czym Autor pracy zostanie poinformowany we wspomnianej wyżej wiadomości zwrotnej.
8. Streszczenie powinno spełniać następujące kryteria:

- zawierać tytuł, imiona i nazwiska oraz afiliacje autorów

- posiadać czytelnie wyodrębnione części:

w pracy oryginalnej: wstęp, cel pracy, materiał i metody, wyniki, wnioski w opisie przypadku: wstęp, opis, wnioski liczba słów: do 350,

9. Po zakwalifikowaniu streszczenia do sesji plakatowej, Autor streszczenia na stronie Zjazdu znajdzie szablon do przygotowania plakatu w formie pliku PowerPoint (*.PPTx)/ 1 slajd.
10. Plakat w formie elektronicznej powinien spełniać następujące kryteria:

- slajd w orientacji pionowej; format A1, minimalna wielkość czcionki 12 pkt.

- zawierać tytuł, imiona i nazwiska oraz afiliacje autorów

- posiadać czytelnie wyodrębnione części:

w pracy oryginalnej: wstęp, cel pracy, materiał i metody, wyniki, wnioski, piśmiennictwo w opisie przypadku: wstęp, opis, wnioski, piśmiennictwo. wszystkie grafiki powinny być zaopatrzone w opis w języku polskim. Grafiki zapożyczone można przedstawić na plakacie wyłącznie z podaniem źródła. W przypadku prezentowania zdjęć pacjentów, należy przedstawić deklarację o uzyskanej pisemnej zgodzie pacjenta oraz upewnić się, że żaden element zdjęcia nie pozwala na zidentyfikowanie osoby przedstawionej na zdjęciu.

Załącznik 2 do Regulaminu

Regulamin konkursu plakatów

1. W konkursie biorą udział komunikaty z badań naukowych, zwane dalej doniesieniami w formie plakatu, zakwalifikowane do prezentacji podczas Zjazdu zgodnie z treścią Załącznika 1.
2. Zarząd Polskiego Towarzystwa Diagnostyki Laboratoryjnej wyłoni 6 Członków Komisji Konkursowej (w tym Przewodniczącego) spośród swoich członków.
3. Członkowie Komisji Konkursowej nie uczestniczą w ocenie plakatu, którego są autorami pierwszymi bądź współautorami.
4. Prace będą oceniane w skali punktowej (0-5 pkt.) w zakresie następujących kryteriów: wartość merytoryczna; nowatorstwo podjętego tematu; znaczenie problemu dla współczesnej medycyny laboratoryjnej; czytelność prezentacji danych, poprawność terminologii, redakcja i staranność przygotowania.
5. Finalna ocena będzie stanowiła średnią z sumarycznej liczby punktów przyznanej przez uprawnionych Członków Komisji (z zachowaniem warunku pkt. 3.), wyliczoną z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. W przypadku uzyskania równej liczby punktów decydujący jest głos Przewodniczącego Komisji Konkursowej.
6. Przewidziane są trzy nagrody za doniesienia. Nagrodą za najlepsze doniesienie konferencyjne w formie plakatu, przyznawaną pierwszemu autorowi doniesienia, będzie udział w dowolnym wydarzeniu organizowanym przez PTDL lub pod patronatem PTDL, do łącznej wysokości 2000 zł (I miejsce), do 1500 zł (II miejsce), do 1000 zł (III miejsce). Lista Laureatów zostanie ogłoszona podczas ceremonii zamknięcia Zjazdu.
7. Doniesienia plakatowe będą prezentowane od otwarcia do zamknięcia Zjazdu. Autorzy plakatów są zobowiązani być w miejscu prezentacji w trakcie sesji plakatowej wskazanej w programie Zjazdu.